Leveranciers-CRM & Bestellen
Van lage voorraad tot bevestigde levering, met elke stap op papier.
Vinius combineert een volledige leveranciers-CRM met een bestelmotor en een echte bestelworkflow: aanbevelingen berekend op live voorraad, goedkeuringsregels die controle geven zonder iemand af te remmen, en bestellingen die je leverancier met één klik bevestigt, leverdatum inbegrepen.
Het probleem vandaag
- Leveranciersgegevens zitten in e-mailthreads, spreadsheets en het hoofd van iemand.
- Herbestelhoeveelheden zijn een gok: niemand checkt de echte verbruikscijfers voor het bestellen.
- Elke leverancier heeft andere betalingsvoorwaarden, levertijden en minimumbestelwaarden, nergens consistent bijgehouden.
- Een bestelling opstellen betekent wijnnamen, prijzen en hoeveelheden met de hand overtypen.
- Bestellingen vertrekken via telefoon en WhatsApp: niemand kan achteraf zeggen wat er besteld werd, wie het goedkeurde, of of de leverancier het ooit gezien heeft.
- Een lege fles aan tafel is meestal het eerste teken dat niemand het herbestelpunt in de gaten hield.
Wat verandert met Vinius
- Eén leveranciers-CRM: contacten, adressen, bankgegevens en commerciële voorwaarden, per leverancier, per zaak.
- Herbestel-drempels per wijn, categorie of organisatie tonen precies wat besteld moet worden, en hoe dringend.
- Drempel-, replay- en hybride-aanbevelingen berekenen de bestelling op basis van echte verbruikscijfers, geen giswerk.
- Goedkeuringsregels bepalen wie tekent: het team stelt voor, de manager keurt goed, en bestellingen onder je drempel gaan meteen door.
- De bestelling komt bij je leverancier aan als gestructureerde e-mail in hun taal, gebrande pdf inbegrepen, en ze bevestigen met één klik en een leverdatum.
- Elke bestelling draagt een echt ordernummer en een volledige audit trail, van voorstel tot ontvangen voorraad.
Wat zit erin
Gebouwd voor de hele leveranciersrelatie, niet alleen de bestelling
Geen boodschappenlijst geplakt aan een spreadsheet. Elke functie gebruikt dezelfde live voorraad- en leveranciersdata.
Volledige leveranciers-CRM
Sla contacten, facturatie-, verzend- en magazijnadressen, bankgegevens en commerciële voorwaarden op, betalingsvoorwaarden, incoterms, levertijd, minimumbestelwaarde, kredietlimiet en kortingen, voor elke leverancier.
Voorwaarden per zaak en per land
Geef een leverancier andere valuta, betalingsvoorwaarden of levertijden per markt of zaak, zonder het leveranciersrecord te dupliceren.
Drempel-, replay- en hybride-aanbevelingen
Bereken elke herbestelling op basis van een instelbare voorraaddrempel, herhaalde verkoop en verspilling over een gekozen periode, of een combinatie van beide.
Urgentie in één oogopslag
Elke wijn krijgt het label Uitverkocht, Kritiek, Laag of Nadert drempel, zodat de meest dringende tekorten als eerste opvallen.
Voorkeursleveranciers per wijn
Stel per wijn, per zaak, een voorkeursleverancier in, zodat de juiste bestelling automatisch naar de juiste leverancier gaat.
Verzendklare e-mail en pdf
De bestelling vertrekt als gestructureerde e-mail in de taal van de leverancier, wie bestelde, leveradres, elke wijn met jaargang, formaat en aantal, met een gebrande pdf als bijlage en controle op minimumbestelwaarde voor ze de deur uitgaat.
Goedkeuring zonder flessenhals
Het team stelt voor, de manager keurt goed. Stel een goedkeuringsdrempel in en bestellingen eronder gaan meteen door, zodat een handtekening alleen valt waar het bedrag het verantwoordt.
Bevestiging in één klik
De bestelmail bevat een beveiligde link: je leverancier bevestigt en geeft een leverdatum in één klik, zonder account, zonder login. De leverdatum staat in Vinius zodra ze antwoorden, met een melding voor wie de bestelling plaatste.
Ordernummers en een audit trail
Elke bestelling krijgt een echt nummer, zoals 2026-0142, afgedrukt op de pdf met de vraag het op de factuur te vermelden. Elke stap, voorgesteld, goedgekeurd, verzonden, bevestigd, ontvangen, staat op de teller en is doorzoekbaar.
Hoe het werkt
Van lage voorraad tot bevestigde levering
Voorraad zakt onder de drempel
Herbestel-drempels, ingesteld per wijn, categorie of organisatie, tonen wat uitverkocht, kritiek, laag is of de drempel nadert.
Vinius berekent de bestelling
Drempel-, replay- of hybride-aanbevelingen berekenen een hoeveelheid op basis van echt verbruik, afgerond op volledige dozen waar nodig.
Controleer, keur goed, verstuur
Pas hoeveelheden aan, wijs leveranciers toe en laat je goedkeuringsregels bepalen wie tekent. Onder je drempel vertrekt de bestelling meteen; erboven krijgt de manager één duidelijke beslissing.
De leverancier bevestigt, jij ontvangt
De bestelling komt aan als gestructureerde e-mail in de taal van de leverancier, pdf en ordernummer inbegrepen. Ze bevestigen met één klik en een leverdatum, en jij ontvangt volledig of in delen, vanaf de desk of je telefoon.
Van factuur naar herbestelling
Herbestel rechtstreeks vanuit een eerdere factuur
Het factuurarchief bewaart elke leveranciersfactuur, automatisch verwerkt zodat de regels meteen bruikbaar zijn. Tijd om aan te vullen? Haal de exacte items uit een eerdere factuur in een nieuwe bestelling in plaats van alles opnieuw op te bouwen.
- Factuurarchief verwerkt met AI, doorzoekbaar op leverancier en status
- Herbestelflow die regels en hoeveelheden van elke eerdere factuur hergebruikt
- Ordernummers die je leveranciers op hun factuur vermelden, zodat de papieren bij elkaar passen
- Besteloverzicht en opvolging, doorzoekbaar op ordernummer, met elke gebeurtenis op de teller
- Ontvang leveringen volledig of in delen, aantallen tellen per regel op tot de bestelling compleet is
Wat het verandert
Operationele resultaten
Sectortypische cijfers. Werkelijke resultaten hangen af van je programma.
Resultaten & cijfers
| Resultaat | Voorheen | Met Vinius |
|---|---|---|
| Tijd om een leveranciersbestelling op te stellen | 30-60 minuten handmatig lijsten bouwen en overtypen | Minuten: aanbevelingen al ingevuld op basis van live voorraad en verbruik |
| Nauwkeurigheid van herbestelhoeveelheden | Giswerk op basis van buikgevoel of een blik op het rek | Berekend op instelbare drempel-, verkoop- en verspillingsdata |
| Zicht op leveranciersvoorwaarden | Verspreid over e-mail, contracten en geheugen | Eén record per leverancier: voorwaarden, levertijd, minimumbestelwaarde |
| Weten waar een bestelling staat | Een telefoontje om te vragen of de leverancier ze gezien heeft | Bevestigd met een leverdatum, één klik voor de leverancier, gelogd op de bestelling |
| Lege flessen aan tafel | Ontdekt zodra een gast erom vraagt | Gesignaleerd voordat het gebeurt, bij de drempel |
Tijd om een leveranciersbestelling op te stellen
- Voorheen
- 30-60 minuten handmatig lijsten bouwen en overtypen
- Met Vinius
- Minuten: aanbevelingen al ingevuld op basis van live voorraad en verbruik
Nauwkeurigheid van herbestelhoeveelheden
- Voorheen
- Giswerk op basis van buikgevoel of een blik op het rek
- Met Vinius
- Berekend op instelbare drempel-, verkoop- en verspillingsdata
Zicht op leveranciersvoorwaarden
- Voorheen
- Verspreid over e-mail, contracten en geheugen
- Met Vinius
- Eén record per leverancier: voorwaarden, levertijd, minimumbestelwaarde
Weten waar een bestelling staat
- Voorheen
- Een telefoontje om te vragen of de leverancier ze gezien heeft
- Met Vinius
- Bevestigd met een leverdatum, één klik voor de leverancier, gelogd op de bestelling
Lege flessen aan tafel
- Voorheen
- Ontdekt zodra een gast erom vraagt
- Met Vinius
- Gesignaleerd voordat het gebeurt, bij de drempel
Mis nooit meer een herbestelpunt.
Beheer elke leveranciersrelatie en verander lage voorraad in een bevestigde levering in enkele minuten. Bestellen via Vinius is gratis, en dat blijft zo. Vraag toegang aan, op uitnodiging.