De kelder raakt leeg. Heeft je leverancier geantwoord?

Bestel vanuit de kelder en volg het antwoord

De release van augustus bracht herbestellen naar de gsm-app en leveranciersbevestigingen naar leveranciersbestellingen. Medewerkers konden ook bestellingen voorstellen ter goedkeuring, deelleveringen ontvangen en de bestelling nadien opvolgen.

Het herbestelscherm op de gsm toonde wijnen op of onder hun drempel, gegroepeerd per voorkeursleverancier. De voorgestelde aantallen stonden ingevuld. Voor wijn die per doos verkocht wordt, ging de teller per doos. Per leverancier zag je het subtotaal naast de minimale bestelwaarde. Eigenaars, admins en managers konden versturen, met één bestelling per leverancier. Privéverzamelaars zagen de lijst met wijnen die bijna op waren, zonder leveranciersbestellingen.

Op het web konden medewerkers een bestelling ter goedkeuring indienen. Een eigenaar, admin of manager vond ze onder Wacht op goedkeuring en kon ze goedkeuren of weigeren met een reden. De medewerker kon een geweigerd voorstel aanpassen en opnieuw indienen. Met een optionele goedkeuringsdrempel gingen bepaalde kleine voorstellen meteen naar de leverancier. Ontbrak er een aankoopkost of stond de bestelling in een andere valuta, dan ging ze alsnog naar de wachtrij.

De leverancier kreeg een bevestigingslink per e-mail en kon antwoorden zonder account. Het antwoord verscheen bij Bestelling opvolgen en in de app. De geschiedenis bij de bestelling hield beslissingen, het antwoord en de leveringen samen. Bestelnummers kwamen op de e-mail en de pdf te staan. Een onvolledige levering kon je per regel ontvangen.

Zo werkt het

Boek een levering voordat de factuur er is

Op het web kon je voortaan een wijn aan je voorraad toevoegen zonder aankoopkost. Dat gold ook voor een levering van een wijn die al in voorraad stond, als je de nodige rechten voor voorraad en prijzen had. Het aantal, de vestiging en de flesinhoud bleven verplicht. Zo hoefde je geen voorlopige kostprijs in het lot te zetten terwijl je op de factuur wachtte.

Prijzen nodig verzamelde wijnen zonder aankoopprijs en leveringen zonder kostprijs. Met Kostprijs invullen opende je de juiste levering. Ook een levering waarvan alle flessen al verkocht waren, bleef op de lijst staan tot de kostprijs was ingevuld. Op het web kon je bovendien de kostprijs van oudere loten corrigeren, niet alleen die van het lot dat op dat moment de aankoopprijs bepaalde.

In de gsm-app konden eigenaars, admins en managers ook prijzen corrigeren. Bij een wijn in voorraad kwam de aankoopprijs uit de loten en het gekozen lotprijsbeleid. Door de kostprijs van het juiste lot te verbeteren, veranderde de berekening. Je hoefde dus geen afgeleide prijs te overschrijven. De pricing engine gebruikte die kosten in de prijsregels.

Zo werkt het

Zet wijnen samen op de digitale wijnkaart

De digitale wijnkaart op de tablet kreeg een tijdelijke selectie. Medewerkers of gasten konden wijnen met een ster aanduiden, de selectie bekijken en de gekozen wijnen naast elkaar vergelijken. De selectie bleef staan als de app opnieuw laadde en werd gewist bij het afmelden. Zo kon een sommelier een paar flessen klaarzetten om met de tafel te bespreken.

Via een taalkeuze konden gasten en medewerkers de weergave aanpassen zonder de standaardtaal te wijzigen. Italiaans kwam erbij als taal in de app en in de taalkeuze van de kaart. De release bracht ook een compacte tekstweergave zonder flesbeelden, zoeken op wijn of wijnhuis en filters voor flesinhoud en gerechten.

Zo werkt het

Bekijk wat verkocht is en kies een maandrapport

Op het dashboard van de webapp kwam een overzicht van verkochte wijnen voor eigenaars en admins. Je zag het aantal wijnen en flessen, de omzet, kost en marge. Je kon kiezen tussen de voorbije 30 dagen en recente kalendermaanden. In de gsm-app stond hetzelfde verkoopoverzicht onder Finance. Trends kreeg ook aantallen inkomende en uitgaande flessen en de nettowijziging.

Voor verkopen die aan een POS-import gekoppeld waren, gebruikte de omzet het ontvangen bedrag. Zonder gekoppeld kassabedrag gebruikte het rapport de huidige verkoopprijs van de wijn en duidde het die flessen aan. Dat onderscheid is belangrijk als je de marge bekijkt.

Eigenaars en admins konden Maandelijks verkooprapport aanzetten onder Instellingen, Meldingen. Op de derde van de maand kregen ze dan een e-mail met de verkoop van de vorige maand en de best verkochte wijnen. Het rapport stond standaard uit. Een maand zonder verkoop werd overgeslagen.

Zo werkt het