Kort antwoord
- Elke vestiging in je organisatie is een Site. De actieve vestiging in de kopbalk bepaalt naar welke vestiging je kijkt.
- Voorraad, prijzen, het dashboard, aanvulsuggesties, wijnkaarten en Mijn Assistent volgen allemaal de actieve vestiging.
- Team, rollen, leveranciers en je wijncatalogus worden door de hele organisatie gedeeld. Prijzen, glasmaten, prijsregels en de voorkeursleverancier per wijn kan je per vestiging overschrijven.
- Flessen van de ene vestiging naar de andere brengen is een transfer, geen verkoop. De kostprijs reist mee met de flessen.
Twijfel je nog of een tweede vestiging een Site of een aparte Organisatie moet zijn, lees dan eerst Organisatie versus Site. Een thuiskelder naast je zaak is meestal een Site die als Privé gemarkeerd is. Een tweede Organisatie heb je alleen nodig als die collectie gescheiden moet blijven van je zakenpartners, of een eigen account en facturatie nodig heeft.
De actieve vestiging
De kopbalk toont de vestiging waarin je werkt. Met één vestiging is dat een label; met meerdere een keuzemenu. Vinius opent op je standaardvestiging, die een eigenaar of beheerder per lid instelt bij de sitetoegang, en onthoudt de vestiging waarnaar je wisselt voor de rest van je sessie.
Wat de actieve vestiging volgt:
- Voorraadaantallen, opslaglocaties en lots in WineHub.
- Prijzen. Een vestiging gebruikt haar eigen prijs voor een wijn als die er is, en anders de organisatiebrede prijs.
- Het dashboard, zie hieronder.
- Aanvulsuggesties en de kaart met bestelwaarschuwingen.
- De wijnkaarten in je lijst. Elke kaart hoort bij één vestiging, zie hieronder.
- Mijn Assistent. De AI ziet de wijnen, voorraad en opslaglocaties van de actieve vestiging, zodat een collega op de ene vestiging geen flessen aangeboden krijgt die op een andere liggen.
Wat over vestigingen gedeeld wordt: de wijncatalogus zelf, leden en rollen, het leveranciersbestand, wijnkaartontwerpen en je organisatievoorkeuren.
Dashboardcijfers
Het dashboard beschrijft één vestiging tegelijk: de actieve. Voorraadwaarde, aantal flessen, verkoop, marge, de bewegingsgrafiek, kelderconditie en de bestelwaarschuwing gaan allemaal over die vestiging. Op een privévestiging wordt de voorraad gewaardeerd tegen marktwaarde en is er geen bestelwaarschuwing.
Heb je toegang tot twee of meer zakelijke vestigingen, dan krijg je bovenaan het dashboard een schakelaar: Deze vestiging of Alle vestigingen. Alle vestigingen telt de cijfers van je zakelijke vestigingen bij elkaar op, altijd met de zakelijke regels. Privévestigingen tellen nooit mee. Je keuze wordt op dat toestel onthouden.
Verkopen en bewegingen worden aan een vestiging toegewezen via de voorraadpartij waaruit ze komen. Een beweging zonder partij kan niet aan een vestiging toegewezen worden en verschijnt alleen in de weergave van alle vestigingen. De maandelijkse verkoopmail gaat over alle zakelijke vestigingen en laat privévestigingen weg.
Wijnkaarten per vestiging
Elke wijnkaart hoort bij één vestiging. Een kaart voor de hele organisatie bestaat niet. Je kiest de vestiging in de instellingen van de kaart onder Vestiging; een nieuwe kaart start op je actieve vestiging. Voorraadaantallen, de wijnen in de kiezer, de prijzen op de kaart en de gepubliceerde pdf volgen de vestiging van de kaart zelf, niet de vestiging die je toevallig actief hebt terwijl je bewerkt. Een kaart op een privévestiging volgt de regels van die vestiging en toont dus geen verkoop- of glasprijzen.
Een digitale wijnkaart moet bij een vestiging horen, en elke vestiging heeft er precies één. Elke kaart houdt haar eigen gepubliceerde pdf, zodat twee vestigingen allebei een live QR-menu kunnen hebben. Zie Wijnkaarten beheren en De digitale wijnkaart.
Bestellingen en leveranciers
Aanvulsuggesties worden berekend voor de vestiging die op de bestelpagina gekozen is, en die start als je actieve vestiging. Heeft die vestiging niets onder de drempel, dan blijft de lijst leeg; Vinius vult ze niet aan met wijnen van andere vestigingen.
Een bestelling wordt aan één vestiging geleverd. Ontvangen flessen komen daar terecht, dus de leveringsvestiging moet er een zijn waartoe je toegang hebt, en alleen leden met toegang tot die vestiging zien de bestelling in de bestelgeschiedenis.
De voorkeursleverancier van een wijn is een organisatiebrede standaard die een vestiging kan overschrijven, wat telt wanneer vestigingen in verschillende landen inkopen. Stel de afwijking in op het tabblad Opslag van de wijn onder Geldt voor: kies Alleen deze vestiging om de vestiging bij een andere leverancier te laten bestellen, of Organisatiestandaard gebruiken om de afwijking weg te halen. Zie Leveranciers beheren.
Transfers tussen vestigingen
Flessen van de ene vestiging naar de andere brengen is een transfer: een eigenaar, beheerder of manager kiest de wijn, de bron en de bestemming. Transfers tussen vestigingen zijn niet beschikbaar voor medewerkers.
Een transfer haalt de flessen uit de lots van de bronvestiging en maakt op de bestemming een nieuwe lot aan met dezelfde kostprijs per fles, zodat inkoopprijzen en marges na de verhuizing correct blijven. De beweging wordt als transfer geregistreerd, nooit als verkoop of aankoop, en ze telt in de dagcijfers van je organisatie niet als gewonnen of verloren flessen.
Transfers werken ook tussen een privévestiging en een zakelijke vestiging, bijvoorbeeld om flessen uit je thuiskelder naar het restaurant te brengen. De historiek geeft elke verhuizing tussen privé en zakelijk een label.
Wie welke vestiging ziet
Eigenaars zien altijd elke vestiging, ook privévestigingen. Beheerders zien de vestigingen die een eigenaar hun toewijst, en alleen een eigenaar kan de vestigingstoegang van een beheerder wijzigen. Managers, medewerkers en kijkers zien alleen de vestigingen die hun toegewezen zijn. Wijs vestigingen per lid toe bij de sitetoegang in Accountinstellingen.
Beheerders en managers kunnen toegang tot alle vestigingen krijgen. Die geldt voor elke zakelijke vestiging, nooit voor een privévestiging. Wie geen eigenaar is, ziet een privévestiging pas nadat die persoon toegang tot precies die vestiging heeft gekregen. Een lid zonder toegewezen vestiging komt op een pagina zonder toegang terecht in plaats van in een lege kelder. Zie Gebruikers en toegang beheren.
Planlimieten
Free bevat twee sites, Professional vijf, Premium tien en Enterprise zoveel als je nodig hebt. Privévestigingen tellen mee voor de limiet. Een add-on voor extra sites is gepland voor Premium. Zie Abonnementen en planlimieten.