Organisatie versus Site: wat moet je aanmaken?

Kort antwoord

• Maak een nieuwe Organisatie aan als je een aparte werkruimte nodig hebt met eigen leden, rollen en accountcontext.
• Maak een nieuwe Site aan als je een extra fysieke locatie nodig hebt binnen dezelfde werkruimte.
• Een thuiskelder naast je restaurant is meestal een Site die je als Privé markeert, geen nieuwe Organisatie.

Vraag je je af of het gaat om "een nieuwe zaak of klant" of om "een nieuwe locatie, zaak of filiaal", dan zit je meestal goed met die splitsing.

Definities

Organisatie

Een Organisatie is je werkruimte op het hoogste niveau. Zie het als:

• een aparte tenant en accountcontext
• eigen ledenrollen en toegangsbeheer
• eigen standaardinstellingen en zakelijke context

Voorbeelden: je restaurantzaak, een wijnclub, je account als privéverzamelaar, of een klantaccount dat je apart beheert.

Site

Een Site is een fysieke locatie binnen één Organisatie. Zie het als:

• één zaak, filiaal, warehouse of thuiskelder binnen dezelfde org
• het anker voor je opslagstructuur en locatiegebonden operationele data

Voorbeelden: je hoofdzaak, een tweede filiaal, een warehouse, of een kelderruimte thuis binnen dezelfde org.

Beslissingspad

1. Heb je aparte leden, rollen en governance nodig ten opzichte van je huidige opzet?
   • Ja: maak een nieuwe Organisatie aan.
   • Nee: ga naar stap 2.
2. Gaat het gewoon om een extra fysieke locatie van dezelfde zaak of hetzelfde team?
   • Ja: maak een nieuwe Site aan.
   • Nee: ga naar stap 3.
3. Gaat het om een privécollectie, bijvoorbeeld je eigen kelder thuis?
   • Ja, en ze moet gescheiden blijven van je zakenpartners en admins, of ze heeft een eigen account en facturatie nodig: maak een nieuwe Organisatie aan.
   • Ja, en dat is allemaal niet nodig: maak een Site aan en markeer ze als Privé.
   • Nee: maak een nieuwe Site aan.

Praktische scenario's

1. Eén restaurant met twee filialen. Gebruik 1 Organisatie en 2 Sites.
2. Een wijnbar plus een privékelder thuis. Gebruik 1 Organisatie met 2 Sites en markeer de thuiskelder als Privé, zodat flessen tussen thuis en de bar kunnen verhuizen. Kies alleen voor een tweede org voor privéverzamelaars als de collectie gescheiden moet blijven van je zakenpartners en admins, of een eigen account en facturatie nodig heeft.
3. Kelders beheren voor meerdere klanten. Gebruik 1 Organisatie per klant, en voeg Sites toe binnen elke klant-org als die meerdere locaties heeft.
4. Een nieuwe opslagruimte in dezelfde zaak. Voeg een Ruimte of Opslageenheid toe, geen nieuwe organisatie.
5. Zelfde gebouw, apart juridisch team en aparte toegang. Meestal aparte Organisaties.

Wat er verandert per keuze

Als je een nieuwe Organisatie aanmaakt

Je krijgt een aparte werkruimte met eigen organisatielidmaatschap en rolbereik, eigen organisatievoorkeuren en een onafhankelijke zakelijke context. Gebruikers wisselen van organisatie om tussen contexten te schakelen, en elke organisatie wordt als eigen werkruimte beheerd. Flessen kunnen niet van de ene organisatie naar de andere verhuizen.

Als je een nieuwe Site aanmaakt

Je blijft in dezelfde organisatie en voegt een locatiecontext toe voor de opslagstructuur (site -> ruimte -> opslag), voorraad per locatie, en filtering en overrides op siteniveau. Gebruikers wisselen van site binnen dezelfde org, en er komt geen splitsing op organisatieniveau bij.

Privévestiging

Een Site kan je als Privé markeren. Dat is bedoeld voor een thuiskelder die naast je restaurant in dezelfde Organisatie zit.

Op een privévestiging werkt Vinius zoals in een account voor privéverzamelaars. Verkoopprijzen, glasprijzen en prijsregels zijn verborgen, er zijn geen bestelwaarschuwingen of besteldrempels, en de voorraad wordt gewaardeerd tegen marktwaarde.

Privévestigingen tellen nooit mee in je zakelijke totalen. Het dashboard "Alle vestigingen", het maandelijkse verkooprapport en de waarschuwingen bij lage voorraad laten ze allemaal weg. Je kan wel flessen verhuizen tussen een privévestiging en je zakelijke vestigingen, en de historiek geeft die transfers een label.

Eigenaars zien altijd elke privévestiging. Iemand anders ziet er een pas nadat die persoon toegang tot precies die vestiging heeft gekregen. Toegang tot alle vestigingen, die admins en managers kunnen hebben, geldt alleen voor zakelijke vestigingen.

Je stelt Privé in wanneer je de Site aanmaakt of bewerkt in het opslagbeheer. Om het te wijzigen heb je het recht nodig om sites te beheren, plus toegang tot die vestiging. De instelling is er niet in een account voor privéverzamelaars, want daar is alles al privé. Een privévestiging telt mee voor de sitelimiet van je plan.

Een tweede Organisatie blijft de betere keuze als de collectie gescheiden moet blijven van je zakenpartners en admins, of een eigen account en facturatie nodig heeft. Binnen één Organisatie delen alle Sites de leveranciers, bestellingen, facturen, leden en organisatievoorkeuren, en ziet elke eigenaar elke vestiging.

Overzicht van het bereik

Veelgemaakte fouten

• Een nieuwe Organisatie aanmaken voor een tweede filiaal dat hetzelfde team en dezelfde werkruimte zou moeten delen.
• Een tweede Organisatie aanmaken voor een thuiskelder waar je flessen naartoe en vandaan wil verhuizen. Transfers werken alleen tussen Sites van één Organisatie, dus gebruik een privévestiging.
• Een privévestiging gebruiken terwijl de collectie verborgen moet blijven voor je zakenpartners, of een eigen facturatie nodig heeft. Dan heb je een aparte Organisatie nodig.
• "Nieuwe ruimte" behandelen als "nieuwe org". Ruimtes en opslag horen onder een Site binnen dezelfde org.

Aanbeveling voor de meeste gebruikers

Start met één Organisatie per echte zakelijke of privécontext. Voeg Sites toe voor fysieke locaties binnen die context, ook een privévestiging voor een thuiskelder naast je zaak. Maak alleen extra organisaties aan als je duidelijke toegangsscheiding of aparte accounts nodig hebt.