Kort antwoord
- Maak een nieuwe Organisatie aan als je een aparte werkruimte nodig hebt met eigen leden, rollen en accountcontext.
- Maak een nieuwe Site aan als je een extra fysieke locatie nodig hebt binnen dezelfde werkruimte.
Vraag je je af of het gaat om "een nieuwe zaak, klant of collectie" of om "een nieuwe locatie, zaak of filiaal", dan zit je meestal goed met die splitsing.
Definities
Organisatie
Een Organisatie is je werkruimte op het hoogste niveau. Zie het als:
- een aparte tenant en accountcontext
- eigen ledenrollen en toegangsbeheer
- eigen standaardinstellingen en zakelijke context
Voorbeelden: je restaurantzaak, een wijnclub, je account als privéverzamelaar, of een klantaccount dat je apart beheert.
Site
Een Site is een fysieke locatie binnen één Organisatie. Zie het als:
- één zaak, filiaal, warehouse of thuiskelder binnen dezelfde org
- het anker voor je opslagstructuur en locatiegebonden operationele data
Voorbeelden: je hoofdzaak, een tweede filiaal, een warehouse, of een kelderruimte thuis binnen dezelfde org.
Beslissingspad
- Heb je aparte leden, rollen en governance nodig ten opzichte van je huidige opzet?
- Ja: maak een nieuwe Organisatie aan.
- Nee: ga naar stap 2.
- Gaat het gewoon om een extra fysieke locatie van dezelfde zaak of hetzelfde team?
- Ja: maak een nieuwe Site aan.
- Nee: ga naar stap 3.
- Wil je een duidelijk gescheiden context, bijvoorbeeld privécollectie versus werkcollectie?
- Ja: maak een nieuwe Organisatie aan.
- Nee: maak een nieuwe Site aan.
Praktische scenario's
- Eén restaurant met twee filialen. Gebruik 1 Organisatie en 2 Sites.
- Een wijnbar plus een privékelder thuis. Gebruik 2 Organisaties, een zakelijke org en een org voor privéverzamelaars.
- Kelders beheren voor meerdere klanten. Gebruik 1 Organisatie per klant, en voeg Sites toe binnen elke klant-org als die meerdere locaties heeft.
- Een nieuwe opslagruimte in dezelfde zaak. Voeg een Ruimte of Opslageenheid toe, geen nieuwe organisatie.
- Zelfde gebouw, apart juridisch team en aparte toegang. Meestal aparte Organisaties.
Wat er verandert per keuze
Als je een nieuwe Organisatie aanmaakt
Je krijgt een aparte werkruimte met eigen organisatielidmaatschap en rolbereik, eigen organisatievoorkeuren en een onafhankelijke zakelijke context. Gebruikers wisselen van organisatie om tussen contexten te schakelen, en elke organisatie wordt als eigen werkruimte beheerd.
Als je een nieuwe Site aanmaakt
Je blijft in dezelfde organisatie en voegt een locatiecontext toe voor de opslagstructuur (site -> ruimte -> opslag), voorraad per locatie, en filtering en overrides op siteniveau. Gebruikers wisselen van site binnen dezelfde org, en er komt geen splitsing op organisatieniveau bij.
Overzicht van het bereik
| Bereik | Waar het over gaat |
|---|---|
| Organisatieniveau | Lidmaatschap en rollen, uitnodigingen en toegangsbeheer, organisatievoorkeuren |
| Siteniveau | Opslagstructuur (site, ruimte, opslag), voorraadposities, lots en bewegingen per site, toewijzing van sitetoegang |
| Standaard op org-niveau, optioneel per site | Prijzen en bijhorende regels, glasmaten en regels, wijnlijst- en sitetoewijzing waar ondersteund |
Veelgemaakte fouten
- Een nieuwe Organisatie aanmaken voor een tweede filiaal dat hetzelfde team en dezelfde werkruimte zou moeten delen.
- Een nieuwe Site aanmaken terwijl je eigenlijk scheiding van data en toegang nodig hebt, bijvoorbeeld een privécollectie versus een zaak.
- "Nieuwe ruimte" behandelen als "nieuwe org". Ruimtes en opslag horen onder een Site binnen dezelfde org.
Aanbeveling voor de meeste gebruikers
Start met één Organisatie per echte zakelijke of privécontext. Voeg Sites toe voor fysieke locaties binnen die context. Maak alleen extra organisaties aan als je duidelijke operationele scheiding of toegangsscheiding nodig hebt.