Kort antwoord
- Voeg elke leverancier één keer toe en houd contacten, voorwaarden en levertijd actueel.
- Elke leverancier waar je per e-mail bij bestelt heeft een contactpersoon met e-mailadres nodig.
- Stel per wijn een voorkeursleverancier in, zodat bestellingen zich automatisch juist groeperen.
Waarom die details ertoe doen
Een leveranciersrecord is geen adresboek. Vier velden voeden direct de bestelflow:
- Levertijd staat naast elke voorgestelde hoeveelheid, zodat je ziet of vandaag bestellen nog tijdig aankomt.
- Minimale orderwaarde geeft een waarschuwing voordat je een te kleine bestelling verstuurt.
- Contact-e-mailadres is waar de bestelmail naartoe gaat. Zonder e-mailadres kan Vinius de bestelling niet versturen.
- Standaardvaluta bepaalt in welke valuta de bestelling wordt geprijsd.
Vul deze één keer in en de bestelschermen worden een stuk rustiger.
Een leverancier instellen
Open Leveranciers en kies Nieuwe leverancier toevoegen. Het formulier is opgedeeld in tabs.
Overzicht
- Bijnaam: je eigen referentienaam, handig als de juridische naam lang is of over regio's heen wordt gedeeld.
- Standaardvaluta: de valuta voor bestellingen bij deze leverancier.
- Globaal leveranciersprofiel: koppelt je record aan een gedeeld Vinius-leveranciersprofiel waar dat bestaat.
- Actief: inactieve leveranciers blijven in je historiek staan maar verdwijnen uit de bestelfilters.
- Beoordeling: je eigen kwaliteitsscore, te gebruiken als filter in de leverancierslijst.
Commerciële voorwaarden
- Betaalvoorwaarden, met een eigen aantal dagen als de standaardcodes niet passen
- Incoterm en leveringsmethode
- Levertijd in dagen
- Minimale orderwaarde en kredietlimiet
- Onderhandelde korting %
Rebatevoorwaarden
Leg een rebatedrempel en percentage vast met een geldigheidsperiode (geldig van en geldig tot) wanneer een leverancier volumekortingen geeft. Zo staat de afspraak op één plek in plaats van in iemands mailbox.
Contactpersonen
Voeg per contact een naam, e-mailadres, telefoonnummer, rol en taal toe, en markeer er één als Primair. De primaire contactpersoon is de standaardontvanger wanneer je een bestelling verstuurt.
Stel de taal van het contact bewust in. Bestel- en annulatiemails kunnen in een gekozen taal verstuurd worden, en een leverancier die Italiaans leest hoort geen Nederlandse bestelling te krijgen.
Adressen
Voeg er zoveel toe als je nodig hebt, met als type Facturatie, Levering, Warehouse of Hoofdzetel, en markeer er één als standaard.
Bankgegevens
Bewaar valuta, rekeninghouder, banknaam, IBAN, SWIFT/BIC en de lokale equivalenten (rekeningnummer, sort code, routing number). Markeer één rekening als primair.
Voorkeursleverancier per wijn
Een leveranciersrecord alleen vertelt Vinius niet wie welke wijn verkoopt. Die koppeling is het veld voorkeursleverancier op de wijn.
Stel het in bij de wijndetails, onder de aanvulinstellingen. Zodra het ingesteld is:
- Groeperen voorgestelde bestelhoeveelheden voor die wijn automatisch onder de juiste leverancier.
- Sla je bij het versturen de stap "voor welke leverancier is deze bestelling?" over.
Heeft een wijn nog geen voorkeursleverancier, dan kan Vinius er een voorstellen op basis van de meest recente aankoop. Aanvaard die, of kies een andere leverancier.
Wijnen zonder toegewezen leverancier worden apart gegroepeerd in het bestelscherm, zodat ze zichtbaar zijn en niet stil worden weggelaten.
Een praktische opstartvolgorde
- Voeg je leveranciers toe met contacten en levertijden.
- Stel eerst de voorkeursleverancier in op je wijnen met de hoogste omloopsnelheid.
- Werk de rest van de lijst af naarmate bestellingen zich aandienen, in plaats van in één sessie.
Leveranciers toewijzen terwijl je bezig bent gaat meestal sneller dan de volledige catalogus vooraf willen afwerken.
Wat je plan bevat
Het leveranciersbestand, de contactpersonen en de voorkeursleverancier per wijn zijn beschikbaar in elk plan, ook in Free.
Aanvulinstellingen (drempels, levertijd en veiligheidsbuffers), signalen bij lage voorraad, de volledige backorderflow en exports en e-mails die klaar zijn voor de leverancier vereisen Professional of hoger. Zie Abonnementen en planlimieten.