Kort antwoord
- Voeg elke leverancier één keer toe en houd contacten, voorwaarden en levertijd actueel.
- Elke leverancier waar je per e-mail bij bestelt heeft een contactpersoon met e-mailadres nodig.
- Stel per wijn een voorkeursleverancier in, zodat bestellingen zich automatisch juist groeperen.
Waarom die details ertoe doen
Een leveranciersrecord is geen adresboek. Vijf velden voeden direct de bestelflow:
- Levertijd staat naast elke voorgestelde hoeveelheid, zodat je ziet of vandaag bestellen nog tijdig aankomt.
- Minimale orderwaarde geeft een waarschuwing voordat je een te kleine bestelling verstuurt.
- Verkoopt per is de fles, of een doos van 3, 6, 12 of 24. Verkoopt een leverancier per doos, dan worden de voorstellen voor zijn wijnen naar volle dozen afgerond en gaan de knoppen per doos, tenzij een wijn een eigen doosgrootte heeft.
- Contact-e-mailadres is waar de bestelmail naartoe gaat. Zonder e-mailadres kan Vinius de bestelling niet versturen.
- Standaardvaluta bepaalt in welke valuta de bestelling wordt geprijsd.
Vul deze één keer in en de bestelschermen worden een stuk rustiger.
Een leverancier instellen
Open Leveranciers en kies Nieuwe leverancier toevoegen. Het formulier is opgedeeld in tabs.
Overzicht
- Naam: de naam van de leverancier zoals op zijn facturen. Kent Vinius de leverancier al, kies hem dan uit de voorstellen die verschijnen. Elke zaak ziet dezelfde naam, dus na het toevoegen kan alleen Vinius die nog wijzigen.
- Standaardvaluta: de valuta voor bestellingen bij deze leverancier.
- Globaal leveranciersprofiel: koppelt je record aan een gedeeld Vinius-leveranciersprofiel waar dat bestaat.
- Actief: inactieve leveranciers blijven in je historiek staan maar verdwijnen uit de bestelfilters.
- Beoordeling: je eigen kwaliteitsscore, te gebruiken als filter in de leverancierslijst.
Commerciële voorwaarden
- Betaalvoorwaarden, met een eigen aantal dagen als de standaardcodes niet passen
- Incoterm en leveringsmethode
- Levertijd in dagen
- Minimale orderwaarde en kredietlimiet
- Onderhandelde korting %
Een leverancier geeft soms een andere korting op een groep wijnen, bijvoorbeeld 30% op Italiaanse wijnen. Voeg die toe onder Kortingen per groep op het tabblad Kortingen: een land, een regio, een stijl, een producent, sterke dranken of sake, of een artikelcategorie. Op elke wijn geldt de meest specifieke groep, en elke andere wijn krijgt de onderhandelde korting. Orderprijzen, de antwoorden van de leverancier en de prijsbasis Lijstprijs leverancier volgen de korting van elke wijn.
Beheert een leverancier zijn eigen profiel op Vinius (hij heeft het geverifieerde vinkje), dan beheert hij ook de voorwaarden die hij je geeft: de minimale bestelling, gratis levering, leveringskosten, betalingstermijn en je kortingen, ook die per groep. Ze staan alleen-lezen op zijn pagina, je eigen instellingen per locatie en land gelden er niet meer voor, en je krijgt bericht telkens hij ze wijzigt. Hij kan ook andere voorwaarden instellen voor één van je locaties die bij hem bestelde; die staan alleen-lezen onder Locatie-instellingen op zijn tabblad Beschikbaarheid. Zijn algemene voorwaarden staan onder Bestellen & levering op zijn pagina, en Wijzigingen in je voorwaarden toont elke wijziging, door de leverancier of door je team, met de oude en nieuwe waarde en de datum. Klopt er iets niet, vraag het dan aan de leverancier. Je beoordeling, levertijd, kredietlimiet, rebates en notities blijven van jou. Zijn algemene kortingen per groep staan ook op het tabblad Kortingen; ze gelden alleen voor wijnen waarvoor je geen eigen korting hebt.
Rebatevoorwaarden
Leg een rebatedrempel en percentage vast met een geldigheidsperiode (geldig van en geldig tot) wanneer een leverancier volumekortingen geeft. Zo staat de afspraak op één plek in plaats van in iemands mailbox.
Contactpersonen
Voeg per contact een naam, e-mailadres, telefoonnummer, rol en taal toe, en markeer er één als Primair. De primaire contactpersoon is de standaardontvanger wanneer je een bestelling verstuurt.
Stel de taal van het contact bewust in. Bestel- en annulatiemails kunnen in een gekozen taal verstuurd worden, en een leverancier die Italiaans leest hoort geen Nederlandse bestelling te krijgen.
Adressen
Voeg er zoveel toe als je nodig hebt, met als type Facturatie, Levering, Warehouse of Hoofdzetel, en markeer er één als standaard.
Bankgegevens
Bewaar valuta, rekeninghouder, banknaam, IBAN, SWIFT/BIC en de lokale equivalenten (rekeningnummer, sort code, routing number). Markeer één rekening als primair.
Voorkeursleverancier per wijn
Een leveranciersrecord alleen vertelt Vinius niet wie welke wijn verkoopt. Die koppeling is het veld voorkeursleverancier op de wijn.
Stel het in bij de wijndetails, onder de aanvulinstellingen. Zodra het ingesteld is:
- Groeperen voorgestelde bestelhoeveelheden voor die wijn automatisch onder de juiste leverancier.
- Sla je bij het versturen de stap "voor welke leverancier is deze bestelling?" over.
Heeft een wijn nog geen voorkeursleverancier, dan kan Vinius er een voorstellen op basis van de meest recente aankoop. Aanvaard die, of kies een andere leverancier.
Accounts met meerdere sites: één leverancier per vestiging als dat nodig is. De voorkeursleverancier is een organisatiebrede standaard. Een vestiging die elders inkoopt, bijvoorbeeld omdat ze in een ander land ligt, kan die overschrijven: kies naast het leveranciersveld Geldt voor: Alleen deze vestiging en kies de leverancier voor de vestiging die je actief hebt. Aanvulsuggesties, de groepering van bestellingen en Slimme suggesties voor die vestiging gebruiken dan de leverancier van de vestiging, terwijl elke andere vestiging de organisatiestandaard houdt. De wijn toont een badge Vestigingsafwijking; Organisatiestandaard gebruiken haalt ze weg. Zie Werken met meerdere vestigingen.
Wijnen zonder toegewezen leverancier worden apart gegroepeerd in het bestelscherm, zodat ze zichtbaar zijn en niet stil worden weggelaten.
Een praktische opstartvolgorde
- Voeg je leveranciers toe met contacten en levertijden.
- Stel eerst de voorkeursleverancier in op je wijnen met de hoogste omloopsnelheid.
- Werk de rest van de lijst af naarmate bestellingen zich aandienen, in plaats van in één sessie.
Leveranciers toewijzen terwijl je bezig bent gaat meestal sneller dan de volledige catalogus vooraf willen afwerken.
Wat je plan bevat
Het leveranciersbestand, de contactpersonen en de voorkeursleverancier per wijn zijn beschikbaar in elk plan, ook in Free.
Aanvulinstellingen (drempels, levertijd en veiligheidsbuffers), signalen bij lage voorraad, de volledige backorderflow en exports en e-mails die klaar zijn voor de leverancier vereisen Professional of hoger. Zie Abonnementen en planlimieten.