Kort antwoord
- De Excel-import zit in een testfase. Tot hij voor elke leverancier opengaat, staat op de kaart Volgt binnenkort, en beschrijven de stappen hieronder hoe hij dan werkt.
- Open in Vinius Catalogus, ga naar Integraties en kies Koppelen op de kaart Excel-import.
- Klik op Sjabloon downloaden. Je krijgt het in de taal waarin je Vinius gebruikt, en Vinius leest het terug in elk van zijn zeven talen.
- Vul één rij per product in. Je eigen productcode staat in elke rij: zo vindt de volgende upload het product terug.
- Kies Uploaden en controleren. De eerste upload is de integriteitscontrole, dus er komt nog niets bij kopers.
- Doe de steekproef en klik dan op Catalogus publiceren. Vanaf dan is elke upload een synchronisatie.
Wanneer gebruik je het
De Excel-import past bij elke leverancier, in welk systeem je ook werkt. Zonder Odoo-webshop is het de weg naar binnen, en met een webshop een snelle eerste lading.
Een bestand werkt ook naast een andere integratie. Je Odoo-feed brengt bijvoorbeeld je wijnen binnen, maar zonder handelsprijzen. Een bestand met alleen je codes en prijzen voegt die prijzen dan toe aan de wijnen uit de feed. Zie Alleen een prijslijst hieronder.
Het sjabloon
Het sjabloon heeft één werkblad met een kopregel en twee voorbeeldrijen. Elke kolomkop heeft een notitie die zegt wat de kolom bevat. Laat de voorbeelden staan of verwijder ze: Vinius slaat ze hoe dan ook over.
| Kolom | Wat erin hoort |
|---|---|
| Code | Verplicht. Je eigen productcode, één keer per rij |
| Soort | Leeg voor een wijn. Anders glazen, karaf of ander |
| Producent | Verplicht voor een wijn. De producent zoals op het etiket, zonder woorden als "Champagne" of "Weingut" ervoor |
| Naam | Verplicht. De naam van de wijn zonder producent, jaargang of formaat, zoals "Cuvée Prestige Brut". Voor een artikel de naam van het artikel |
| Jaargang | Een jaar, of NV voor een wijn zonder jaargang |
| Flesformaat | 75 cl, 0,75 l of 1500 ml. Leeg betekent een fles van 75 cl. Een doos, geschreven als 6 x 75 cl, wordt opzijgezet tot dozen gepubliceerd kunnen worden |
| Stijl | Rood, wit, rosé, mousserend, dessert, versterkt of oranje |
| Land | De naam van het land, of de code van drie letters (FRA) |
| Regio | Optioneel. De regio of appellatie |
| Classificatie | Optioneel. Grand Cru, 1er Cru, DOCG en dergelijke |
| EAN | Optioneel. De streepjescode. Die helpt de wijn te koppelen aan een wijn die Vinius al kent |
| Prijs excl. btw | Optioneel. Je handelsprijs per fles of stuk |
| Munt | Optioneel. EUR als leeg |
| Beschikbaarheid | Leeg voor beschikbaar. Anders beperkt, uitverkocht of stopgezet |
| Link naar foto | Optioneel. Een link naar een flesfoto. Vinius beoordeelt die voor een koper hem ziet |
Je eigen kolommen mogen ernaast blijven staan, zoals een stockplaats of een marge. Vinius negeert elke kolom die het niet kent. De kopregel mag onder een titelregel staan, zolang het binnen de eerste tien rijen is.
Prijzen in het bestand zijn altijd handelsprijzen exclusief btw. Meer wordt er niet over gevraagd.
Stappen
- Open Catalogus, ga naar Integraties en klik op Koppelen op de kaart Excel-import.
- Klik op Sjabloon downloaden en vul het in. Bewaar het als Excel-werkmap (.xlsx).
- Kies onder Wat het bestand bevat voor De hele catalogus.
- Klik op Uploaden en controleren. Vinius leest het bestand zoals een synchronisatie dat zou doen, en schrijft niets weg.
- Lees het rapport. Faalt een controle of worden producten weggelaten, herstel ze dan in het bestand en laad het opnieuw op.
- Doe de Steekproef: duid elke wijn in de steekproef aan als Juist of Fout en klik op Steekproef bevestigen. Eén foute wijn brengt je terug naar stap 5.
- Staat de integratie op Klaar, klik dan op Catalogus publiceren. Het gecontroleerde bestand wordt meteen toegepast.
Er is geen planning. Je volgende upload is je volgende synchronisatie.
Opnieuw uploaden
Laad een nieuwe versie op zodra je catalogus verandert. Kies eerst wat het bestand bevat:
- De hele catalogus. Producten die niet in het bestand staan, worden onbeschikbaar voor kopers. Vinius verwijdert niets, dus een product dat in een later bestand terugkomt, staat weer in het aanbod.
- Alleen enkele producten. Vinius wijzigt de producten die het bestand noemt en laat de rest zoals het is.
Elke upload doorloopt dezelfde controles als de eerste. Een upload die veel meer verandert dan gewoonlijk, wordt aangehouden voor er iets gepubliceerd wordt. Je kiest dan Toch toepassen of Verwerpen. Hoe de controles en de bewaking werken.
Een bestand heeft hoogstens 5.000 rijen. Een grotere catalogus laad je in delen op, elk met Alleen enkele producten.
Alleen een prijslijst
Een rij met een code die Vinius al aan een wijn koppelt, heeft niets nodig behalve de code en wat er veranderd is. De wijn vult de rest in: producent, naam, jaargang en flesformaat. Een lege beschikbaarheid houdt de beschikbaarheid die het product al heeft.
Een bestand met twee kolommen, Code en Prijs excl. btw, werkt dus de prijzen bij van de wijnen die je codes al noemen. Laad het op met Alleen enkele producten, zodat er verder niets verandert.
Een code die Vinius nog niet kent, heeft wel een producent en een naam nodig. Zonder die twee wordt de rij weggelaten.
Als de upload geweigerd wordt
| Melding | Wat je doet |
|---|---|
| Dit is geen Excel-bestand | Bewaar het bestand als Excel-werkmap (.xlsx) en laad het opnieuw op. CSV en oudere .xls-bestanden worden niet gelezen |
| Geen kopregel met de kolomnamen van het sjabloon | Begin met het Vinius-sjabloon, of geef je kolomkoppen dezelfde namen |
| Het bestand heeft geen kolom met productcodes | Voeg de kolom Code toe. Elke rij heeft je eigen code nodig |
| Het bestand bevat geen productregels | Vul minstens één rij in onder de kopregel |
| Meer regels dan één upload aankan | Splits het bestand en laad de delen op met Alleen enkele producten |
| Het bestand is te groot | Verwijder afbeeldingen en andere werkbladen en laad het opnieuw op |