Je catalogus in Vinius brengen

Kort antwoord

• Vandaag is er één weg naar binnen: de Odoo-productfeed, voor leveranciers op Odoo 19 of later met een webshop.
• De Excel-import in het Vinius-formaat en de Vinius-API volgen.
• Er wordt niets geïmporteerd tot je catalogus de integriteitscontrole doorstaat: een testlezing, een rapport en een steekproef van tien wijnen.
• Daarna kies je een planning, en Vinius controleert elke synchronisatie opnieuw voordat er iets gepubliceerd wordt.
• Kopers die jou al als leverancier hebben, zien je wijnen en hun beschikbaarheid wanneer ze bij jou bestellen, plus je lijstprijs excl. btw als je feed een handelsprijs bevat.

Waar je het vindt

Open Catalogus in je Vinius-portaal. De pagina toont één kaart per integratie. De Odoo-kaart linkt ook naar de handleiding van Odoo zelf over de productfeed.

De integraties

Odoo-productfeed

Odoo kan de producten van je webshop publiceren als productfeed, in het formaat dat Google Merchant Center leest. Je zet de feed aan in Odoo, maakt er een voor Vinius en plakt de link op de pagina Catalogus. Er wordt niets geïnstalleerd in Odoo en je hebt geen ontwikkelaar nodig.

De feed bevat wat je webshop publiceert. Wijnen die je van je shop weghoudt, komen langs deze weg niet in Vinius.

Stap voor stap: Je Odoo-productfeed koppelen.

Excel-import

Je vult het Vinius-sjabloon in, één rij per wijn met je eigen productcode, en laadt het op. Opnieuw opladen werkt je catalogus bij. Vinius leest alleen zijn eigen sjabloon en geen willekeurige spreadsheet, zo blijft de controle eenvoudig. Deze integratie is nog niet beschikbaar.

Vinius-API

Je eigen systeem (een ERP, een PIM, of een tool die een bureau voor je bouwde) stuurt je catalogus naar Vinius en houdt hem actueel. Ook deze integratie is nog niet beschikbaar; de details volgen wanneer ze er is.

Meerdere tegelijk, later

Voorlopig koppel je één integratie. Later kunnen er meerdere naast elkaar lopen: bijvoorbeeld de Odoo-feed voor de wijnen op je webshop en een bestand voor de wijnen die je alleen aan professionele klanten verkoopt.

Niets wordt geïmporteerd voordat de controle slaagt

Een catalogus die fout in Vinius komt, bereikt kopers fout. Daarom begint elke integratie met een kwaliteitscontrole, op het scherm de integriteitscontrole genoemd. Ze bestaat uit drie delen:

1. Een testlezing. Vinius leest je catalogus precies zoals een synchronisatie dat doet, en schrijft niets weg.
2. Het rapport. Eerst de tellingen, dan zes controles op de catalogus als geheel, dan de bevindingen op afzonderlijke producten, elk met de producten waarover ze gaat.
3. De steekproef. Tien willekeurige wijnen zoals Vinius ze las. Je duidt elke wijn aan als juist of fout. Eén foute wijn betekent dat de lezing aangepast moet worden voordat je iets kunt plannen.

Alle zes de controles moeten slagen: de feed kan gelezen worden, hij heeft producten, niet meer dan 5.000, elke SKU komt één keer voor, minstens de helft van de producten is wijn en minstens 90% van de wijnen is volledig.

Een bevinding op één product geldt alleen voor dat product. Het wordt weggelaten, opzijgezet als geen wijn, of gepubliceerd met een waarschuwing. Wat het rapport vindt, pas je aan bij de bron, in Odoo. Daarna voer je de controle opnieuw uit.

Elke controle en elke bevinding, met de oplossing: De integriteitscontrole, controle per controle.

De planning

Is de controle geslaagd en de steekproef bevestigd, dan kies je wanneer Vinius je catalogus leest:

• Dagelijks, of Wekelijks op een dag naar keuze
• op een uur naar keuze, Brusselse tijd

Activeren en nu synchroniseren start de eerste synchronisatie meteen, wat de planning ook zegt. Daarna neemt de planning het over. Nu synchroniseren leest je catalogus op elk ander moment, en Pauzeren stopt de synchronisaties tot je ze hervat.

Sneller dan dagelijks kan niet. Odoo vernieuwt zijn feed ongeveer één keer per dag, dus vaker lezen zou hetzelfde bestand lezen.

Elke synchronisatie wordt opnieuw gecontroleerd

Elke synchronisatie doorloopt dezelfde controles als de eerste. Een synchronisatie die veel meer verandert dan gewoonlijk, wordt aangehouden voordat er iets gepubliceerd wordt:

• meer dan een vijfde van je wijnen zou verdwijnen
• meer dan een kwart van de prijzen verandert
• één prijs verandert met meer dan de helft

Je bekijkt het rapport en kiest Toch toepassen of Verwerpen. Tot dan zien kopers de vorige toestand.

Wijnen die uit je catalogus verdwijnen, worden niet meer aangeboden. Vinius verwijdert niets: komt een wijn terug, dan wordt zijn aanbieding opnieuw getoond.

Wat er na een synchronisatie gebeurt

Vinius koppelt elke wijn in je catalogus aan zijn gedeelde wijncatalogus:

• Een wijn en jaargang die Vinius al kent, is zichtbaar voor kopers zodra de synchronisatie toegepast is.
• Een nieuwe jaargang, of een wijn die nieuw is voor Vinius, wordt toegevoegd aan de Vinius-catalogus, gecontroleerd en verrijkt. Kopers zien hem zodra de verrijking klaar is, of 24 uur na de synchronisatie, wat het eerst komt.
• Een wijn die Vinius niet met zekerheid kan plaatsen, wordt niet gepubliceerd. Het rapport toont hem onder Na te kijken.

Je catalogus maakt nooit voorraad aan in het account van een koper, en ziet nooit hun bestellingen.

Wat kopers zien

Voorlopig bereikt je catalogus de kopers die jou al in hun leverancierslijst hebben. Maakt een van hen een bestelling voor jou aan en voegt die een wijn toe, dan staan jouw wijnen boven de rest van de Vinius-catalogus, elk met de flesinhoud, de beschikbaarheid en je lijstprijs excl. btw. Kiest de koper er een, dan worden de flesinhoud en de prijs ingevuld, min de korting die de koper voor jou vastlegde.

Alleen wie in het account van die koper aankoopprijzen mag zien, ziet je prijs. En een prijs verschijnt alleen wanneer je aangeeft dat je feed een handelsprijs bevat. Anders komen prijzen per bestelling.

Gerelateerde handleidingen

• Je Odoo-productfeed koppelen
• De integriteitscontrole, controle per controle