Kort antwoord
- Elke wijziging aan je aantal flessen boek je met een reden: een aankoop, een cadeau, een verkoop, een proeverij, een retour, derving of een correctie.
- Op het web gebruik je het potloodje in de kolom Aantal van Wijn Inventaris. In de app tik je op de plus- of minknop op de pagina van de wijn.
- Elke tegel is meteen de volledige reden: een fles met kurk is één tik op Kurk.
- De aankoopprijs is voor elke rol optioneel. Een levering zonder prijs wacht onder Prijzen nodig tot een eigenaar, beheerder of manager de kostprijs invult.
- Boekingen blijven in de historiek staan. Een fout zet je recht met een nieuwe boeking, meestal een Correctie.
Waar boek je het
Op het web
- Wijn Inventaris: het potloodje naast het aantal in de kolom Aantal (Aantal wijzigen) opent Voorraad aanpassen.
- De bewerkpagina van de wijn, tabblad Opslag: de knop Adjust op een rij onder Voorraad per locatie boekt op die locatie. Heeft je vestiging geen flessen meer van de wijn, gebruik dan Voorraad toevoegen bovenaan die kaart.
In de app
- Op de pagina van de wijn voegt de plusknop flessen toe en haalt de minknop ze weg. Het menu … heeft hetzelfde onder Fles toevoegen en Flessen verwijderen.
- In de lijst Kelder veeg je een wijn naar rechts voor Toevoegen en Verwijderen.
Je boekt altijd op je actieve vestiging. Ligt de wijn daar op meer dan één plek, kies dan eerst de locatie.
De redenen
Toevoegen
- Aankoop: flessen die je kocht. Vul de prijs excl. of incl. btw in en de andere volgt vanzelf. Je kunt ook de aankoopdatum en de leverancier vastleggen, en met Plaatsen in zet je de flessen in de algemene voorraad of in eender welke opslageenheid van de vestiging.
- Cadeau: flessen die je kreeg. Gekregen van bewaart de naam in de geschiedenis van de fles. De Geschatte waarde is optioneel.
- Correctie: je telde te weinig.
Verwijderen
- Verkoop, en Proeverij voor een fles die je uitschonk om te proeven of als staaltje. Op het account van een verzamelaar heet Proeverij Gedronken.
- Cadeau: een fles die je weggaf, met Gegeven aan.
- Retour: flessen die teruggaan naar de leverancier, zoals een foute levering die al ingeboekt was.
- Correctie: je telde te veel.
- Kurk, Gebroken, Geoxideerd, Vermist en Anders zijn derving. Vermist is voor een fles waarvan niemand weet waar ze gebleven is. Het account van een verzamelaar heeft die tegel niet.
Bij elke tegel kun je een notitie zetten. Derving staat in de historiek als bijvoorbeeld Derving · Kurk. Op het web opent Historiek in Wijn Inventaris de Voorraadhistoriek: kies Derving onder Mutatietypes en de redenen verschijnen als filter. Elke rij noemt de Leverancier (kijkers zien die niet), zodat je flessen met kurk kunt oplijsten om terug te vragen, en Excel exporteren neemt de reden mee.
Een telling boeken
Tel wat er in het rek ligt, vergelijk dat met het aantal dat Vinius voor die locatie toont, en boek het verschil als Correctie: onder Toevoegen als je meer vond, onder Verwijderen als je minder vond. Het venster toont het aantal ervoor en erna: vergelijk dat met het rek voor je bewaart.
Een correctie wil zeggen dat de cijfers fout waren: een telfout of een foute boeking. Zijn er flessen weg en weet niemand waarom, boek ze dan als Vermist. Dat is een verlies, en het telt mee bij je derving.
Leveringen zonder prijs
Laat de prijs leeg als de factuur er nog niet is: een gegokte prijs is later niet te onderscheiden van een echte kostprijs. Bij een zakelijk account staat de levering dan onder Prijzen nodig in de webapp. Heeft de wijn al een aankoopprijs, dan verschijnt ze bij Leveringen zonder kostprijs, waar een eigenaar, beheerder of manager op Kostprijs invullen klikt.
Eigenaars, beheerders en managers zien de laatste aankoopprijs al ingevuld, met een regel die zegt waar die vandaan komt. Maak het veld leeg om de prijs later toe te voegen.
Een fout rechtzetten
- Fout aantal: boek een Correctie voor het verschil in de andere richting, en zet in de notitie waarom.
- Foute reden: zet de flessen terug met een Correctie en boek ze opnieuw met de juiste tegel.
- Foute wijn of jaargang: haal de flessen weg met een Correctie en boek ze op de juiste wijn. Voor je een Aankoop vanuit Wijn Inventaris bewaart, biedt Andere jaargang geleverd? de knop Als nieuwe jaargang toevoegen.
- Foute prijs: een eigenaar, beheerder of manager corrigeert de kostprijs van de levering, op het web met Lotkosten wijzigen bij de loten op het tabblad Opslag, in de app via …, Prijs bewerken, Voorraadpartijen.
- Flessen die teruggaan naar de leverancier: boek een Retour, geen derving.
Wie mag wat
| Eigenaar, beheerder, manager | Medewerker | Kijker | |
|---|---|---|---|
| Aankoop, Cadeau, Verkoop, Proeverij, derving, Correctie | Ja | Ja, op toegewezen sites | Nee |
| Aankoop zonder prijs | Ja | Ja, op toegewezen sites | Nee |
| Retour naar de leverancier | Ja | Nee | Nee |
| Kiezen van welk lot een Correctie of Retour afgaat, als de loten een andere prijs hebben (web) | Ja | Nee | Nee |
| De kostprijs van een levering invullen of corrigeren | Ja | Nee | Nee |
Medewerkers zien geen eerdere aankoopprijzen, dus hun prijsveld start leeg. Een kijker kan de voorraad bekijken maar niet wijzigen, en de app zegt dat ook.
De tegels zijn op het web en in de app dezelfde. Een lot kiezen en Prijzen nodig zitten alleen in de webapp.