Kort antwoord
- Open Opvolging bestellingen om verstuurde bestellingen te volgen en ontvangst te bevestigen.
- Ontvangst bevestigen voegt de flessen als aankoop toe aan je voorraad, tegen de prijs die je bevestigt.
- Een korte levering blijft gedeeltelijk ontvangen tot de rest aankomt. Je hebt geen tweede bestelling nodig.
Bestelstatussen
Elke status heeft één kleur: grijs zolang de bestelling bij de leverancier ligt, blauw zodra de leverancier ze bevestigde, oranje als er iets op jou wacht, groen als ze ontvangen is, rood bij een probleem.
| Status | Kleur | Betekenis |
|---|---|---|
| Naar leverancier gestuurd | Grijs | De leverancier heeft de bestelling en heeft nog niet geantwoord. Jij hoeft niets te doen |
| Wijzigingen na te kijken | Oranje | De leverancier stelt minder flessen, een andere wijn of een andere prijs voor. Accepteer of weiger elke wijziging |
| Bevestigd door leverancier | Blauw | De leverancier bevestigde de bestelling, met de leverdatum als die er een gaf |
| Klaar voor verzending, Onderweg | Blauw | De leverancier meldde de bestelling klaar, of verstuurde ze met een verwachte datum |
| Leverancier kan niet leveren | Rood | De leverancier kan deze bestelling niet leveren. Annuleer ze of bestel elders |
| Deels ontvangen | Oranje | Een deel is aangekomen, de rest staat nog open |
| Ontvangen | Groen | Alles wat besteld was, is ontvangen |
| Geannuleerd | Rood | De bestelling is afgesloten en kan niet meer ontvangen worden |
Filter de lijst op leverancier, op status, of op bestellingen met openstaande flessen. De statusfilter gebruikt dezelfde woorden als hierboven.
Een levering bevestigen
Kies Ontvangst bevestigen bij de bestelling. Het ontvangstvenster opent met hoeveelheden die vooraf ingevuld zijn voor een volledige levering, en toont per lijn:
- Besteld: de oorspronkelijke hoeveelheid
- Tot nu ontvangen: wat eerdere leveringen al dekten
- Nu ontvangen: wat je in deze stap bevestigt
- Eenheidsprijs exclusief btw: aanpasbaar
Twee dingen verdienen hier aandacht.
Correcteer de prijzen. De vooraf ingevulde prijzen komen uit je bestaande aankoopprijzen, niet van de leveranciersfactuur. Waar de factuur afwijkt, typ je de factuurprijs. Dit is het moment waarop de echte kostprijs in je systeem komt, en alles wat erop volgt, marge, waardering en lotgebaseerde prijzen, leest daaruit.
Verlaag de hoeveelheden bij een korte levering. Laat de rest open staan in plaats van te doen alsof de bestelling volledig aankwam.
Een samenvattingslijn bevestigt wat je op het punt staat te doen: alle openstaande flessen ontvangen en de bestelling afsluiten, of een deel ontvangen en de rest open laten.
Wat er met je voorraad gebeurt
Elke bevestigde lijn boekt een aankoopbeweging op de leveringssite die op de bestelling staat. Twee uitkomsten zijn mogelijk:
- Heeft het huidige actieve lot op die site dezelfde kostprijs per eenheid en dezelfde valuta, dan worden de flessen aan dat bestaande lot toegevoegd.
- Anders wordt er een nieuw lot aangemaakt tegen de bevestigde prijs.
Daarom doet die prijscorrectie ertoe. Een andere prijs is een werkelijk ander lot, en die apart houden is wat lotgebaseerde prijzen en kostprijsrapportering eerlijk maakt. Welk lot als "actief" geldt, volgt de kostprijsmethode van je organisatie, zie Prijsregels beheren.
Gedeeltelijke leveringen
Bevestig wat aankwam en laat de rest staan. De bestelling gaat naar gedeeltelijk ontvangen en houdt haar openstaande saldo.
Wanneer de rest aankomt, bevestig je opnieuw. Het venster vult enkel in wat nog openstaat, dus je kan niet per ongeluk dezelfde flessen twee keer ontvangen. Vinius weigert elke poging om meer te ontvangen dan de openstaande hoeveelheid.
Herhaal zo vaak als de leverancier nodig heeft om de bestelling te vervolledigen.
Andere artikelen
Glazen, karaffen en andere artikelen op de bestelling hebben een eigen blok in het ontvangstvenster, met alleen een aantal. Bevestig hoeveel er aankwamen. Ze worden op de bestelling geteld en komen nooit in je voorraad, dus er is geen prijs, lot of bewaarplaats in te vullen.
Een bestelling is pas volledig ontvangen als ook de andere artikelen binnen zijn. Komen de glazen een week na de wijn, dan blijft de bestelling gedeeltelijk ontvangen tot je ze bevestigt.
Twee dingen die een ontvangst kunnen blokkeren
Ontbrekende aankoopprijs. Een wijn zonder aankoopprijs kan niet ontvangen worden, omdat er dan geen kostprijs op het lot te zetten valt. Vinius noemt de betrokken wijnen. Voeg een aankoopprijs toe aan die wijnen en bevestig opnieuw.
Lijnen zonder gekoppelde cataloguswijn. Sommige bestellijnen bestaan enkel als tekstmomentopname, zonder wijnrecord erachter. Die kunnen niet automatisch aan de voorraad toegevoegd worden, en Vinius vermeldt hoeveel er overgeslagen zijn. Voeg die flessen manueel toe, zie Wijnen bewerken en toevoegen.
Een bestelling annuleren
Bestelling annuleren sluit de bestelling af. Ze blijft als geannuleerd in je historiek staan en kan niet meer ontvangen worden. Dit kan niet ongedaan gemaakt worden.
- Al ontvangen flessen blijven in je voorraad. Enkel het niet-geleverde restant wordt geannuleerd.
- Je kan optioneel een reden vastleggen, bijvoorbeeld per vergissing besteld, of telefonisch afgesproken met de leverancier.
- Je kan een annulatiemail naar de contactpersoon sturen, in een taal naar keuze. Heeft de leverancier geen e-mailadres, dan zegt Vinius dat, en is het informeren aan jou.
Annuleer liever dan een dode bestelling open te laten. Een bestelling die maanden op Verstuurd blijft staan, maakt elk cijfer over openstaande flessen fout.
Op je telefoon
Het tabblad Bestellingen van het scherm Bestellen zet de bestellingen die op jou wachten bovenaan:
- Actie nodig: bestellingen die te laat zijn, de oudste vertraging eerst, daarna bestellingen die je leverancier als geleverd markeerde, bestellingen met wijzigingen om na te kijken en bestellingen die de leverancier niet kan leveren. Een bestelling die te laat is, zegt Te laat · verwacht op met de datum die de leverancier bevestigde, of Te laat · niet bevestigd als de leverancier nooit antwoordde.
- Wacht op bevestiging: bestellingen waar je leverancier nog niet op antwoordde.
- Verwacht: bevestigde, verzonden of deels ontvangen bestellingen, de eerstvolgende levering eerst.
Flessen ontvangen op een bestelling opent ze, zodat je de hele levering of een deel ervan boekt. Een bestelling annuleren doe je in de bestelling zelf, via … en dan Bestelling annuleren: de app vraagt het eerst, en zodra de leverancier de bestelling markeerde, vraagt ze een reden. Afgeronde en geannuleerde bestellingen staan onder Bestelgeschiedenis, onderaan het tabblad.