Gebruikers en toegang beheren

Kort antwoord

Toegang bestaat uit drie lagen:

Organisatielidmaatschap: de gebruiker hoort bij je org.
Rol: wat die persoon mag doen.
Sitetoegang: waar die persoon mag werken, bij organisaties met meerdere sites.

Voor betaalde functies en capaciteitslimieten zoals gebruikers, sites, wijnkaarten en AI-chatlimieten, zie Abonnementen en planlimieten.

Wie gebruikers mag beheren

Gebruikersbeheer is beperkt tot leden met beheerrechten, meestal Owner en Admin.
Owners en Admins zijn beschermd. Alleen een Owner kan een Owner of Admin uitnodigen, promoveren, wijzigen of verwijderen, en alleen een Owner kan eigendom overdragen.
Sitetoegang toekennen vereist het recht om sites te beheren. De sitetoegang van een Admin kan alleen een Owner instellen.

Kerntaken

Een lid uitnodigen

Verstuur een organisatie-uitnodiging per e-mail en ken een rol toe. De beschikbare rollen zijn Owner, Admin, Manager, Staff en Viewer. Alleen een Owner kan iemand als Owner of Admin uitnodigen.

Openstaande uitnodigingen opnieuw versturen of intrekken

Openstaande uitnodigingen kun je opnieuw versturen of intrekken vanuit de lijst met uitnodigingen.

De rol van een lid wijzigen

Rolwijzigingen zijn beschikbaar voor leden die hun onboarding hebben afgerond. Rollen opnieuw toekennen in Account Instellingen volgt de rolset hierboven. Een rol wijzigen naar of van Owner of Admin kan alleen een Owner.

Matrix van rollen en rechten

Gebruik deze matrix wanneer je rollen wijzigt in Account Instellingen.

Actie	Owner	Admin	Manager	Staff	Viewer
Organisatiedata bekijken	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Leden en uitnodigingen beheren	Ja	Ja, behalve Owners en Admins	Nee	Nee	Nee
Organisatierollen toekennen	Ja	Enkel Manager, Staff en Viewer	Nee	Nee	Nee
Organisatie-instellingen beheren	Ja	Ja	Nee	Nee	Nee
Facturatie- en abonnementsdetails bekijken	Ja	Ja	Nee	Nee	Nee
Facturatie- en abonnementswijzigingen beheren	Ja	Nee	Nee	Nee	Nee
Eigendom overdragen	Ja	Nee	Nee	Nee	Nee
Organisatie verwijderen	Ja	Nee	Nee	Nee	Nee
WineHub-voorraad bekijken	Ja	Ja	Ja	Ja, enkel toegewezen sites	Ja, enkel toegewezen sites
Publieke verkoopprijzen bekijken	Ja	Ja	Ja	Ja, enkel toegewezen sites	Ja, enkel toegewezen sites
Aankoopprijzen, lotkosten, marges of prijsregels bekijken	Ja	Ja	Ja	Nee	Nee
WineHub-catalogusrecords toevoegen of wijzigen	Ja	Ja	Ja	Ja, enkel toegewezen sites	Nee
Operationele voorraadcorrecties, waaronder inkoop, verkoop, gevonden of verloren, verlies, staal, en voorraadtoewijzing binnen dezelfde site	Ja	Ja	Ja	Ja, enkel toegewezen sites	Nee
Overdracht tussen sites, lots selecteren, of lotkostacties beheren	Ja	Ja	Ja	Nee	Nee
Wijnkaarten beheren	Ja	Ja	Ja	Ja, enkel toegewezen sites	Nee
Wijnkaart-PDF's exporteren	Ja	Ja	Ja	Ja, enkel toegewezen sites	Nee
Leveranciers beheren	Ja	Ja	Ja	Nee	Nee
Wijnclubs beheren	Ja	Ja	Ja	Nee	Nee
De servicesmarktplaats doorzoeken	Ja	Ja	Ja	Nee	Nee

Opmerkingen:

Staff en Viewer hebben expliciete sitetoegang nodig. Zonder toegewezen site krijgen ze een pagina zonder sitetoegang en kunnen ze toegang aanvragen bij een Owner of Admin.
Toegang van Admin, Manager, Staff en Viewer kan verder beperkt worden door de toegewezen sitetoegang.
Viewer is alleen-lezen voor WineHub en wijnkaarten. Een Viewer kan niet toevoegen, wijzigen, dupliceren, verwijderen, publiceren, PDF's exporteren of voorraad aanpassen.
Staff is operationeel begrensd. Staff kan werken aan WineHub-catalogusdata, voorraadbewegingen doen op toegewezen sites zoals inkoop, verkoop, gevonden of verloren, verlies, staal en voorraadtoewijzing binnen dezelfde site, en wijnkaarten beheren voor toegewezen sites. Staff kan niet bij bestaande aankoopprijzen, lotkosten, prijsregels, overdrachten tussen sites, leveranciers, wijnclubs, services, aanvulinstellingen, API-tokens, facturatie of gebruikersbeheer.
Publieke verkoopprijzen kunnen zichtbaar zijn voor Staff en Viewer, omdat het gastgerichte wijnkaartdata is. Aankoopprijzen, lotkosten, marktprijzen, marges en prijsregels blijven beperkt.
Op een privévestiging zijn verkoopprijzen, glasprijzen en prijsregels voor elke rol verborgen. Zie Organisatie versus Site.
Rollen bepalen bevoegdheid. Planlimieten zoals gebruikers, sites en wijnkaarten worden apart beheerd.

Sitetoegang instellen

Ken de toegankelijke sites per lid toe bij organisaties met meerdere sites.
Owners hebben altijd toegang tot elke site, ook tot privévestigingen. Hun sitetoegang kun je niet beperken.
Alleen een Owner kan de sitetoegang van een Admin instellen.
Admins en Managers kunnen toegang tot alle sites krijgen. Die geldt voor elke zakelijke site, maar nooit voor een privévestiging. Wil je iemand anders dan een Owner toegang geven tot een privévestiging, selecteer die vestiging dan expliciet voor die persoon.
Je kunt alleen sites toekennen waar je zelf toegang toe hebt.
Voor leden zonder ownerrol moet minstens één site geselecteerd blijven.

Toegangsaanvragen behandelen

Openstaande toegangsaanvragen kun je goedkeuren of afwijzen. Na goedkeuring komt de gebruiker in de normale flow van organisatielidmaatschap.

Een lid verwijderen, of een org verlaten

Admins kunnen Managers, Staff en Viewers verwijderen. Een Admin of Owner verwijderen kan alleen een Owner.
Een gebruiker kan zichzelf niet uit de ledenlijst verwijderen. Gebruik daarvoor de actie om de organisatie te verlaten.
Veiligheidscontroles voorkomen dat de laatste vereiste beheerder op ownerniveau vertrekt of verwijderd wordt.

Status: onboarding nog bezig

Sommige uitgenodigde gebruikers bestaan al in de records van de identity provider, maar hebben hun onboarding nog niet afgerond. In die status staan ze als openstaand, en kunnen acties rond rol of sitetoegang beperkt zijn tot de onboarding klaar is.