Kort antwoord
Vinius scheidt de wijn zelf van de commerciële informatie waarmee jouw organisatie die wijn verkoopt en beheert.
- Wijndata is de officiële wijnnaam, het wijnhuis, het jaar, de stijl, de regio en de druivensamenstelling.
- Weergavenamen zijn namen specifiek voor jouw organisatie die je op je wijnkaart kunt tonen zonder de gedeelde catalogus aan te passen.
- Commerciële data is flesinhoud, aankoopprijs, verkoopprijs, voorraadaantal en opslaginstelling.
- Medewerkers kunnen wijndata toevoegen of corrigeren zonder toegang tot aankoopprijzen of commerciële instellingen.
- Managers, admins en eigenaars ronden de commerciële instelling af, zodat de wijn voorraad wordt en op een wijnkaart kan.
Waarom deze werkwijze bestaat
Wijnkennis en commerciële verantwoordelijkheid liggen vaak bij verschillende mensen, dus Vinius ondersteunt die splitsing rechtstreeks:
- Een teamlid met wijnkennis voegt de juiste wijninformatie toe.
- Een manager, admin of eigenaar vult later de aankoopprijs, inhoud, voorraad, opslaglocatie en prijsdetails aan.
- Beide groepen houden voorraadaantallen accuraat, binnen de acties die hun rol en sitetoegang toelaten.
Zo blijft gedeelde wijndata schoon, terwijl gevoelige commerciële velden bij de verantwoordelijke rollen blijven.
In één oogopslag
Een medewerker voegt wijndata toe, de wijn belandt bij Prijzen nodig, een manager, admin of eigenaar rondt de commerciële instelling af, de wijn komt in de voorraad, en pas daarna kan hij op een wijnkaart verschijnen.
Een bestaande wijn aanpassen
Bepaal eerst wat voor wijziging je nodig hebt.
Optie 1: gebruik een weergavenaam
Gebruik weergavenaam wanneer de officiële wijnnaam correct is, maar je een andere naam wilt tonen binnen je organisatie of op je wijnkaart. Bijvoorbeeld:
- een kortere naam die beter op een menu past
- technische termen weglaten op de publieke kaart
- een huisstijl voor hoe je team wijnen benoemt
De weergavenaam aanpassen verandert de officiële gedeelde wijnnaam niet. Het verandert alleen hoe de wijn voor jouw organisatie verschijnt.
Optie 2: pas de gedeelde wijndata aan
Gebruik gedeelde wijndata aanpassen wanneer het officiële record feitelijk fout is, zoals:
- een verkeerde officiële wijnnaam
- een verkeerd wijnhuis of producent
- een verkeerd jaar of verkeerde niet-jaargangstatus
- verkeerde stijl, regio, land of druiveninformatie
Gedeelde wijndata wordt door alle Vinius-gebruikers gebruikt. Doe dit alleen voor feitelijke correcties, nooit voor lokale naamvoorkeuren. Als je gedeelde wijndata corrigeert, verbeter je de catalogus voor iedereen.
Een nieuwe wijn toevoegen als medewerker
Voor medewerkers is een wijn toevoegen een tweestapsproces rond wijndata, en de commerciële stap wordt niet getoond. De flow voor medewerkers richt zich op de juiste wijn vinden of aanmaken, en daarna de juiste wijndetails invullen.
Nadat een medewerker de wijn heeft ingediend, verschijnt die onder Prijzen nodig in het WineHub-overzicht. Zie dat als een werkmap voor wijnen die commercieel nog afgewerkt moeten worden.
Wijnen bij Prijzen nodig zijn nog geen actieve voorraad. Ze tellen niet mee als voorraad en kunnen niet op een wijnkaart worden gepubliceerd tot de commerciële instelling af is.
De commerciële instelling afronden
Managers, admins en eigenaars werken wijnen af vanuit Prijzen nodig door de commerciële informatie aan te vullen, zoals:
- flesinhoud
- beginvoorraad
- opslaglocatie
- aankoopprijs
- verkoopprijs of instelling van prijsregels
- alle andere voorraad- en leveringsdetails die je organisatie nodig heeft
Zodra dit klaar is, wordt de wijn deel van de voorraad en kan hij beschikbaar worden gemaakt voor wijnkaarten.
Een wijn in één flow toevoegen
Managers, admins en eigenaars kunnen een wijn nog altijd in één volledige flow toevoegen. Gebruik dit wanneer dezelfde persoon verantwoordelijk is voor zowel de wijndata als de commerciële informatie.
De gesplitste werkwijze is optioneel voor deze rollen. Ze is nuttig wanneer je wijnspecialisten de wijndata eerst laat voorbereiden, en de commerciële beslissers prijzen en voorraad later aanvullen.
Aanbevolen teamworkflow
- De medewerker voegt de wijn toe met accurate wijndata.
- De medewerker controleert of de officiële naam, het wijnhuis, het jaar, de stijl en de druiven correct zijn.
- De medewerker gebruikt een weergavenaam alleen wanneer de lokale menunaam moet afwijken van de officiële naam.
- Een manager, admin of eigenaar bekijkt Prijzen nodig regelmatig.
- Die persoon vult inhoud, aankoopprijs, voorraad, opslag en prijsdetails aan.
- De wijn wordt beschikbaar in de voorraad en kan aan wijnkaarten worden toegevoegd.
Problemen oplossen
Ik heb een wijn toegevoegd, maar hij staat niet in de voorraad
Kijk bij Prijzen nodig. Is de wijn door een medewerker toegevoegd, dan moet de commerciële instelling nog gebeuren voordat hij actieve voorraad wordt.
Ik kan geen aankoopprijs of verkoopprijs invullen
Je rol heeft misschien geen commerciële rechten. Vraag een manager, admin of eigenaar om de commerciële instelling af te ronden.
De officiële naam is juist, maar de wijnkaart moet iets anders tonen
Gebruik een weergavenaam in plaats van de gedeelde wijndata aan te passen. Zo blijft de gedeelde catalogus accuraat terwijl jouw organisatie de publieke tekst bepaalt.
De officiële wijndata is fout
Gebruik gedeelde wijndata aanpassen en corrigeer de feitelijke velden. Deze correcties gelden voor heel Vinius, dus gebruik ze niet voor tekst die alleen voor jouw organisatie geldt.