Kort antwoord
- Upload de factuur op het web via Bestellingen, Facturen, of fotografeer ze in de app via Meer, Facturen.
- Vinius leest elke regel en deelt ze in: klaar om toe te voegen, op een bestelling die je verstuurde, of wachtend op jouw antwoord.
- 12 flessen aan kelder toevoegen zet de wijnen die klaar zijn in de Algemene voorraad van je actieve vestiging, aan de nettoprijs per fles.
- Vragen beantwoorden en flessen toevoegen doe je op het web. De app uploadt facturen en toont hoe ver elke factuur staat.
Een factuur uploaden
Op het web open je Bestellingen en het tabblad Facturen. Sleep er één of meer bestanden naartoe: een pdf of een foto (JPG of PNG), tot 50 MB en 50 pagina's per bestand. Een prijslijst van je leverancier gaat op dezelfde manier. Op Wijn Inventaris brengt Importeren, Vanuit een factuur je bij dezelfde upload.
De flessen gaan naar de vestiging onder Leveren aan, en dat is je actieve vestiging. Moeten ze ergens anders heen, wissel dan eerst bovenaan de pagina van vestiging; zonder actieve vestiging kies je er zelf een.
Het lezen duurt meestal minder dan een minuut, en intussen mag je de pagina verlaten. Daarna toont elk bestand Controleren of Openen. Upload je dezelfde factuur twee keer, als hetzelfde bestand of met dezelfde leverancier en hetzelfde factuurnummer, dan komt er niets dubbel in. Een pdf met een wachtwoord wordt geweigerd.
In de app tik je op Meer en dan op Facturen onder Beheren, of op Van een factuur op het scherm Scan. Met Factuur fotograferen neem je een foto per pagina, tot 20 pagina's, en Foto's kiezen of PDF kiezen kan ook. De pagina's gaan samen in één factuur voor je actieve vestiging, en onder Recente facturen zie je hoe ver ze staan.
De regels nakijken
De factuur opent naast het bestand. Elke wijnregel toont de fles, de producent, het aantal flessen maal de nettoprijs per fles excl. btw, en wat er met de regel gebeurt:
| Groep | Wat het betekent |
|---|---|
| Aan te vullen | Een vraag houdt de regel tegen |
| Nog aan het nakijken | Vinius zoekt de wijn nog op |
| Klaar | Deze wijn heb je al · +6 flessen, of Nieuwe wijn · wordt toegevoegd |
| Nog geen flessen | Een regel van een prijslijst: vul de flessen in die je kocht, anders wordt hij niet toegevoegd |
| In je kelder | Toegevoegd |
| Op de bestelling | De regel staat op een bestelling die je via Vinius verstuurde |
| Niet toegevoegd | Opzij gezet, een creditnota, of geen wijn (verpakking, transport, leeggoed, kosten) |
Met het potloodje wijzig je de flessen, de prijs of de jaargang van een regel; staat er geen jaargang op de factuur, dan neemt Vinius de nieuwste. In het menu van een regel staan Andere wijn kiezen, Opzij zetten en Geen wijn. Komen de regels niet uit op het subtotaal van de factuur, dan vraagt een waarschuwing om flessen en prijzen na te kijken.
De vragen beantwoorden
- Welke wijn is dit? of Ontbreekt: producent, land en stijl: kies Aanvullen en vul één formulier in met de producent, de wijn, de stijl, de jaargang, het land, de regio als je die kent, de flessen en de prijs. Wijnen uit Vinius die op de regel lijken, staan bovenaan: kies er een en de regel is gekoppeld.
- Is dit een van deze wijnen?: kies de juiste wijn, of Nee, het is een andere wijn.
- Welke producent maakte deze wijn?: kies er een, kies Een andere producent, of houd de naam zoals hij op de factuur staat.
- Is dit de juiste naam?: bewaar hem als er niets ontbreekt dat de wijn benoemt.
Koppel je een wijn die afwijkt van de regel, zoals een Riserva voor de gewone wijn of een andere cru, dan vraagt Vinius een bevestiging met Toch koppelen. Twijfel je? Opzij zetten houdt de regel op de factuur zonder flessen, zodat hij de andere nooit tegenhoudt, en met Terugzetten komt hij terug.
De flessen toevoegen
12 flessen aan kelder toevoegen werkt zodra geen enkele regel nog aangevuld moet worden. Wijnen die nog opgezocht worden, houden de rest niet tegen: die voeg je toe zodra ze klaar zijn.
De flessen komen in de Algemene voorraad van de vestiging, en je plaatst ze later vanuit de wijn. De factuur toont dan Toegevoegd aan je kelder of Deels toegevoegd · 2 van 3 regels, en elke regel zegt op welke dag hij erin ging. Nieuwe wijnen zoekt Vinius achteraf op, voor hun druiven en de rest van hun gegevens.
Wat er met de prijzen gebeurt
- De nettoprijs telt. Een fles kost wat de factuur aanrekent na de korting op de regel, excl. btw. Een factuur met prijzen incl. btw rekent Vinius om. Met het potloodje zie je de lijstprijs en de korting achter een prijs.
- Elke wijn wordt een lot aan die prijs, met de leverancier, het factuurnummer en het btw-tarief erop. De aankoopprijs volgt daarna de loten van de wijn: zie Aankoopprijzen en Prijzen nodig.
- Lijstprijzen worden bewaard. Een regel met een korting legt de lijstprijs van de leverancier voor die wijn vast, en die gebruikt de prijsbasis Lijstprijs leverancier.
- Bestellingen krijgen de factuurprijs. Een factuur voor een bestelling die je via Vinius verstuurde, koppelt zichzelf aan die bestelling, via het bestelnummer of via dezelfde leverancier, data en wijnen, of je koppelt ze zelf met Koppel aan een bestelling. De prijzen komen op de bestelregels en op de flessen die je al ontving, en verschillen worden opgesomd. Die flessen komen binnen wanneer je de bestelling ontvangt, nooit een tweede keer.
Een factuur overslaan of verwijderen
Factuur overslaan voegt niets toe en haalt de regels weg; je kunt het bestand later opnieuw uploaden. Staan er al wijnen van de factuur in je kelder, dan kan overslaan niet meer: zet de overige regels dan opzij. Verwijder je een factuur, dan verdwijnen de regels die nog wachten, maar wijnen die al toegevoegd zijn, blijven in je kelder.
Wie kan dit
| Actie | Eigenaar | Admin | Manager | Medewerker | Viewer |
|---|---|---|---|---|---|
| Facturen uploaden, nakijken, overslaan en verwijderen | Ja | Ja | Ja | Nee | Nee |
| De flessen aan de kelder toevoegen | Ja | Ja | Ja | Nee | Nee |
Toevoegen vraagt ook toegang tot de vestiging waar de flessen naartoe gaan. Medewerkers en viewers zien het tabblad Facturen niet, omdat facturen aankoopprijzen tonen.
- Web: alles op deze pagina.
- Gsm: facturen uploaden en openen om te lezen. Controleren en toevoegen op het web opent de factuur in je browser, waar je de vragen beantwoordt en de flessen toevoegt.